¿Qué es y cómo funciona un portal de proveedores?

El servicio de portal de proveedores es un sistema que combina seguridad, centralización, interconexión, simplicidad y personalización a la hora de generar una solución de intercambio de documentos entre emisores y receptores de factura electrónica.

El modelo permite a las empresas la creación de portales de proveedores con branding totalmente personalizado e integrado con su ERP, para centralizar el flujo de la entrada de facturas online por parte de terceras empresas o usuarios.

Los bancos, gobiernos y empresas que utilizan este servicio pueden optar por cobrar este servicio a las empresas usuarias o, por el contrario, ofrecerlo de manera gratuita o como parte de otros servicios.

Ahorro y eficiencia:
Operacionalización del proceso desde el primer momento, reduciendo los errores y ahorrando en almacenamiento, impresión y errores o pasos repetidos.
Tiempo real:
El envío y recepción de facturas es instantáneo, lo que agiliza la comunicación, acorta los plazos de tramitación y reduces los tiempos de cobro.
Seguridad y protección:
Sistema de credenciales digitales, archivado y envío cifrado y copias de seguridad protegidas
Cumplimiento legal:
Validez y verificación de la e-factura de acuerdo con las normativas vigentes

¿Cómo funciona la plataforma de eFactura?

El nuevo Sistema eFactura es una plataforma de facturación electrónica que se ofrece como un servicio de marca blanca. En el servicio existen dos niveles de entidades:

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Cada una de las empresas o entidades que ofrecen el servicio bajo su nombre, identidad corporativa e imagen de marca, recibe la denominación de Entidad Promotora.
2
Las entidades que se dan de alta para emitir y/o recibir facturas electrónicas se denominan a su vez Entidades Adscritas, bajo su propio identificador fiscal. Una Entidad Promotora puede dar servicio a múltiples Entidades Adscritas. Por su parte, una Entidad Adscrita puede pertenecer a múltiples Entidades Promotoras.

La gestión de los Usuarios es dependiente de las Entidades Promotoras y puede variar de una entidad a otra. Los Usuarios son normalmente personas, aunque pueden representar también programas que, mediante el API WS de la plataforma, pueden automatizar los procesos de envío y recepción de facturas electrónicas. Las Entidades Adscritas pueden tener uno o más Usuarios.

Un Usuario de una Entidad Adscrita puede acceder a través de cualquier Entidad Promotora en la que esté dado de alta. Si se considera que debe estar dado de alta en alguna Entidad Promotora en particular, la solución es ponerse en contacto con dicha Entidad Promotora en cuestión.

En principio, un Usuario podrá visualizar todas las facturas que se corresponden a la Entidad Adscrita que le corresponde, con independencia de la Entidad Promotora a través de la cual esté accediendo al servicio. Esto quiere decir que el Usuario A de la Entidad Adscrita B verá las mismas facturas accediendo a través de la Entidad Promotora C o de la Entidad Promotora D en las que esté dado de alta, suponiendo que tenga los permisos adecuados para hacerlo en ambas Entidades Promotoras. Ello con independencia de si las facturas las ha emitido desde una u otra Entidad Promotora o si originalmente las recibió en una u otra Entidad Promotora. Es importante tener en cuenta que, dado que la gestión de usuarios es dependiente de cada Entidad Promotora, el Usuario A indicado en el ejemplo podría tener unas credenciales de acceso completamente distintos en una u otra Entidad Promotora, aunque se trate de la misma persona o programa accediendo al servicio.

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