O Tesouro especificou o momento em que os trabalhadores independentes serão proibidos de entregar as declarações de IVA em formato físico. Este prazo varia consoante a entrega da declaração de imposto seja mensal ou trimestral.
A Agência Tributária vai começar este ano a exigir que todos os trabalhadores independentes apresentem as suas declarações de IVA por via eletrónica, proibindo-os assim de declarar este imposto em papel (Despacho HAP/2194/2013).
Até agora, os trabalhadores independentes podiam preencher o formulário 303 utilizando o formulário em papel gerado através do serviço de impressão da sede eletrónica da Agência Tributária. Com a alteração do Despacho HAP/2194/2013, a apresentação do formulário em papel foi suprimida.
No entanto, embora a lei tenha entrado em vigor a 1 de janeiro, o momento em que esta proibição começará a ser aplicada será diferente consoante o sistema de liquidação do IVA utilizado pelos trabalhadores independentes. A lei obriga a que as autoliquidações de IVA relativas a 2023 sejam entregues por via telemática, mensalmente (formulário 302) ou trimestralmente (formulário 303), bem como a declaração recapitulativa anual (formulário 390).
Quando é que os trabalhadores independentes deixarão de poder declarar o IVA em papel?
Os trabalhadores independentes têm duas opções para declarar o IVA. A mais comum é fazê-lo trimestralmente através do formulário 303. Neste caso, o trabalhador independente deve pagar o imposto quatro vezes por ano: em janeiro, relativamente ao quarto trimestre do ano anterior; em abril, relativamente ao primeiro trimestre do ano; em julho, relativamente ao segundo trimestre; e em setembro, relativamente ao terceiro trimestre.
A outra forma, que não é tão comum, consiste em liquidar o IVA mensalmente através do formulário 322. Os trabalhadores independentes terão, por conseguinte, de apresentar doze declarações de IVA por ano, declarando em cada mês os rendimentos e as despesas que tiveram no mês anterior.
Para os que entregam declarações trimestrais, a obrigação de entregar as declarações de IVA por via eletrónica começará a ser aplicada a partir de abril, pois é nessa altura que os trabalhadores independentes entregarão as suas declarações fiscais relativas ao primeiro trimestre de 2023.
Se o trabalhador independente liquidar o IVA mensalmente, a proibição das declarações em papel entrará em vigor mais cedo e começará a aplicar-se à declaração de janeiro, que deve ser apresentada até 28 de fevereiro.
É essencial que os trabalhadores independentes tenham o Cl@ve para poderem apresentar declarações de IVA
Os trabalhadores independentes que não entregam a sua declaração de IVA através de um agente devem ter o Cl@ve ou um certificado digital para poderem entregar a sua declaração em fevereiro (se entregarem mensalmente) ou em abril (se entregarem trimestralmente).
No entanto, ainda hoje há trabalhadores independentes que gerem sozinhos todas as suas obrigações, incluindo as declarações fiscais.
Neste caso, se ainda não o tiverem, serão obrigados a ter o Cl@ve ou um certificado digital para fazer a primeira declaração de impostos do ano, que será em fevereiro ou abril, e que deverá ser feita por via eletrónica.
O que fazer enquanto trabalhador independente para obter um certificado digital ou uma cl@ve para declarar os seus impostos?
A autoliquidação do IVA é quase sempre efectuada numa base trimestral, pelo que os trabalhadores independentes são obrigados a entregar o formulário 303 quatro vezes por ano (abril, julho, outubro e janeiro). A partir de abril de 2023, o documento só pode ser entregue por via eletrónica, utilizando um certificado eletrónico ou um PIN Cl@ve.
Para efetuar qualquer tipo de procedimento em linha com a Administração, é necessário que a pessoa que efectua o procedimento seja autenticada. Só assim é possível provar que o trabalhador independente é quem diz ser.
Obtenção de um certificado digital para trabalhadores independentes
No caso dos trabalhadores por conta própria, o certificado digital contém os dados do trabalhador por conta própria, que são autenticados por um organismo oficial. Com o certificado digital, um trabalhador independente pode assinar documentos digitalmente ou declarar impostos eletronicamente e sem sair de casa.
Existem duas opções para o obter:
OPÇÃO 1: Obter o certificado de software (como um ficheiro descarregável)
O sítio Web do CERES, que é a entidade que emite o certificado, chama a esta primeira opção "Obtenção do certificado de software", uma vez que este é descarregado a partir do próprio sítio Web. No entanto, neste caso, será necessário deslocar-se a um Gabinete de Acreditação. Os passos a seguir para obter o certificado são os seguintes:
- Configurar o computador e instalar o software indicado: é importante efetuar o processo com o mesmo computador e através de um dos browsers recomendados (Internet Explorer ou Mozilla).
- Pedir o certificado: uma vez pedido o documento, será enviado um código de pedido para a conta de correio eletrónico. Este código será necessário na etapa seguinte e também para descarregar o certificado.
- Prova de identidade: depois de receber o código de candidatura, terá de marcar uma reunião num gabinete de acreditação de identidade e fazer prova da sua identidade.
- Descarregar o certificado: cerca de uma hora depois de ter feito prova da sua identidade no gabinete correspondente, poderá descarregar e instalar o certificado (o CERES recomenda que faça uma cópia de segurança do mesmo).
OPÇÃO 2: Obter o certificado através do DNIe
Qualquer trabalhador independente com um DNIe atualizado e válido poderá obter o certificado sem ter de se deslocar a um Gabinete de Acreditação em qualquer altura, através dos seguintes passos:
- Ter o computador preparado: antes de iniciar o processo, o software criptográfico do DNIe e os certificados raiz do DNIe devem estar instalados no computador. Ter sempre em atenção que todo o processo deve ser realizado a partir do mesmo computador, com o mesmo browser (Internet Explorer ou Mozilla) e sempre com o mesmo utilizador; e não formatar o computador durante todo o processo.
- Pedir o certificado: com o DNIe pode pedir o Certificado de Pessoa Singular. No final, ser-lhe-á enviado um código que será necessário para descarregar o documento.
- Descarregar o certificado: uma hora após a conclusão do processo acima referido, será enviada uma mensagem eletrónica informando que o certificado já pode ser descarregado.
Obtenção de cl@ve para trabalhadores independentes
Existe também a possibilidade de se identificar com o Cl@ve permanente. Para ativar esta ferramenta, o trabalhador independente deve aceder ao serviço de ativação da Agência Tributária, onde lhe será pedido que introduza o seu nome de utilizador (DNI ou NIE), o seu endereço de correio eletrónico (como dado adicional de verificação) e o código de ativação enviado para esse endereço de correio eletrónico.
Se os dados estiverem corretos, o sistema enviará um SMS para o telemóvel do freelancer com uma palavra-passe de uso único (One Time Password, OTP) que deverá ser introduzida no campo correspondente do formulário. Se estiver correta, o sistema permitir-lhe-á estabelecer a palavra-passe da sua escolha, desde que cumpra as caraterísticas mínimas de segurança. Esta palavra-passe será a que terá de utilizar a partir de agora sempre que um serviço da administração pública eletrónica lha pedir. Se, por outro lado, introduzir o código de ativação incorretamente mais de 5 vezes, o sistema informá-lo-á e bloqueará o código de ativação. Neste caso, será necessário gerar um novo código de ativação, para o qual terá de se registar novamente no Cl@ve.
Para se registar no sistema Cl@ve Permanente aceda ao seguinte link: https://clave.gob.es/clave_Home/Clave-Permanente.html
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