Por Miguel Zegre
É evidente que não podemos continuar a ignorar a importância da transformação digital nas empresas e a implementação das tecnologias digitais necessárias está a tornar-se uma obrigação se quisermos que a relação entre a empresa e o cliente prospere.
Uma parte essencial desta transformação é a capacidade de gerar facturas em formato digital.
A digitalização de fact uras é o processo de conversão de facturas em papel em documentos electrónicos. Esta mudança vai além da simples digitalização dos documentos, implica a adoção de sistemas e tecnologias que permitam gerir, armazenar e processar digitalmente as facturas. A digitalização das facturas traz consigo inúmeras vantagens e é um ponto-chave na transformação digital das empresas, melhorando a eficiência operacional e reduzindo os custos. Neste artigo, vamos explorar estas vantagens e oferecer um guia sobre como implementar a digitalização de facturas numa empresa.
Vantagens da digitalização das facturas
Qualquer novo recurso deve ser justificado para a sua implementação, e a opção pela faturação digital é uma vantagem que beneficiará não só os clientes, mas também o departamento de contabilidade de qualquer empresa, independentemente da sua dimensão ou sector.
- Redução de erros. A introdução manual de dados é propensa a erros, como números transpostos ou documentos perdidos. A digitalização de facturas minimiza estes erros, automatizando a captura e o processamento de dados. Os sistemas de digitalização avançados utilizam tecnologias de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para extrair com precisão as informações das facturas.
- Poupança de tempo. A gestão manual de facturas pode ser um processo moroso e trabalhoso. A digitalização acelera o ciclo de faturação, permitindo o acesso imediato à informação e a automatização de tarefas repetitivas. Isto não só liberta o tempo do pessoal, como também acelera o fluxo de caixa, reduzindo o tempo necessário para processar e aprovar facturas.
- Poupança de custos. O armazenamento físico de facturas em papel envolve custos significativos relacionados com o espaço de armazenamento, papel e tinta, e gestão de ficheiros. A digitalização das facturas elimina estes custos, para além de reduzir as despesas associadas à impressão, ao envio e ao tratamento dos documentos.
- Eficiência operacional. As facturas digitalizadas podem ser indexadas e armazenadas em sistemas de gestão de documentos, tornando-as fáceis de pesquisar e recuperar. Os utilizadores podem aceder a facturas específicas em segundos utilizando palavras-chave, datas ou números de facturas, melhorando a eficiência operacional e reduzindo o tempo gasto na procura de documentos.
- Conformidade e auditoria. A digitalização facilita a conformidade com os regulamentos legais e fiscais, fornecendo um sistema de armazenamento seguro e acessível para as facturas. Os sistemas digitais permitem a criação de registos auditáveis que podem ser facilmente partilhados com auditores e autoridades reguladoras, garantindo a manutenção das práticas de conformidade.
- Acesso e visibilidade melhorados. As facturas digitais podem ser facilmente partilhadas entre departamentos e localizações geográficas, melhorando a colaboração e a coordenação dentro da empresa. A capacidade de aceder à mesma informação a partir de diferentes locais reduz a necessidade de comunicações redundantes e melhora a consistência na gestão de facturas.
- Segurança da informação. Os documentos digitais podem ser protegidos através de controlos de acesso, encriptação e cópias de segurança, garantindo que as informações confidenciais estão seguras e protegidas contra perda ou acesso não autorizado. Isto é particularmente importante para os dados financeiros sensíveis.
Como implementar a digitalização de facturas
A digitalização de facturas e outros documentos requer um trabalho eficaz e bem planeado, tendo em conta as ferramentas a utilizar e os requisitos a cumprir.
A combinação das seguintes etapas é essencial para a implementação de um sistema eficiente de digitalização de facturas .
- Avaliação inicial e planeamento. Antes de implementar um sistema de digitalização, é crucial efetuar uma avaliação inicial para compreender os requisitos específicos da empresa. Isto inclui a análise dos volumes de faturação, a identificação dos actuais processos de gestão de facturas e a definição de objectivos claros para a digitalização.
- Seleção de software e tecnologia. Existem inúmeras soluções de software disponíveis para a digitalização de facturas, desde ferramentas básicas de digitalização e OCR até sistemas completos de gestão documental e automatização de processos. É importante procurar soluções como as oferecidas pelo Banqup, que é o melhor aliado estratégico para as empresas e que se ajusta às necessidades específicas de cada empresa, oferecendo escalabilidade para o crescimento futuro.
- Digitalização dos documentos existentes. O primeiro passo prático na digitalização é converter as facturas em papel existentes em documentos electrónicos. Neste caso, utilizamos scanners e software de OCR (reconhecimento ótico de caracteres) para capturar as informações da fatura e armazená-las em formato digital. Este processo pode ser efectuado internamente ou subcontratado a um fornecedor especializado.
- Integração com os sistemas existentes. Para maximizar os benefícios da digitalização, é essencial integrar o novo sistema com os sistemas de gestão empresarial existentes, como o ERP (Enterprise Resource Planning) ou o sistema de contabilidade. Esta integração permite um fluxo de dados sem descontinuidades e melhora a eficiência operacional.
- Automatização de processos. Uma vez digitalizadas, as facturas podem ser geridas através de fluxos de trabalho automatizados, incluindo validação, aprovação e pagamento. A automatização reduz a intervenção manual, minimiza os erros e acelera o ciclo de processamento das facturas.
- Formação do pessoal. A adoção de novos sistemas exige formação para garantir que os funcionários compreendem como utilizar eficazmente as novas ferramentas e processos. A formação deve abranger aspectos técnicos, como a utilização de software, bem como procedimentos operacionais e de conformidade.
- Monitorização e melhoria contínua. Após a implementação inicial, é fundamental monitorizar o desempenho do sistema de digitalização e fazer os ajustes necessários. Isto inclui a revisão dos fluxos de trabalho, a resolução de problemas técnicos e a avaliação da satisfação dos utilizadores. A melhoria contínua garante que o sistema continua a cumprir os objectivos comerciais e se adapta à evolução das necessidades.
A digitalização das facturas é obrigatória?
Existe ainda uma diferença entre países e comunidades, mas nem sempre é obrigatório. Estamos conscientes de que a digitalização das facturas e dos documentos em geral é benéfica para melhorar a acessibilidade da informação contabilística das empresas, além de favorecer a sustentabilidade ao reduzir a utilização de papel.
No nível seguinte e superior, encontramos as facturas electrónicas, que não devem ser confundidas com a digitalização das facturas, uma vez que são conceitos diferentes.
A fatura eletrónica é um documento digital que obedece a uma série de requisitos legais e fiscais para a sua validade jurídica e no qual é exigida a utilização de uma assinatura eletrónica.
Em Espanha, tornou-se obrigatória em janeiro de 2015 para os fornecedores da administração pública e para as facturas superiores a 5.000 euros. Embora, por enquanto, a obrigação só afecte este tipo de operações, em breve será imposta para as relações B2B e, a partir de 2025, está prevista a implementação da faturação eletrónica para todas as empresas e trabalhadores independentes.
A digitalização de facturas oferece um vasto leque de benefícios, desde a redução de custos à melhoria da eficiência operacional e ao cumprimento da regulamentação, pelo que no Banqup encontrará as soluções para uma transformação digital eficiente das suas facturas, pois poderá implementar um sistema de digitalização de facturas com um planeamento cuidado, uma seleção adequada da tecnologia e um serviço de apoio ao cliente que resolverá todas as suas dúvidas.
Os benefícios a longo prazo estão comprovados, tornando o investimento na digitalização uma decisão estratégica valiosa para qualquer empresa.
